平安通報站

平安通報站能讓您在災害事件期間,確認您 Workplace 社群成員的健康狀態。前往「顧客資源中心」深入瞭解平安通報站

建立平安通報站
「平安通報站」服務僅適用於 Workplace 進階版用戶。
若要啟用「平安通報站」功能,系統管理員必須前往 Workplace 右上方的管理員介面,然後點擊平安通報站
接著,管理員應可將日後會協助您操作「平安通報站」的人新增為平安通報操作員。
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平安通報站服務僅適用於 Workplace Advanced 用戶
只有平安通報操作員才能為使用 Workplace 的公司建立平安通報站。
平安通報操作員是由系統管理員指派。若要新增平安通報操作員,系統管理員必須前往管理員介面 > 平安通報站
系統管理員不會自動取得平安通報站的使用權限,他們必須先將自己指派為平安通報操作員。
深入瞭解災害通訊。
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平安通報站服務僅適用於 Workplace 進階版用戶
若要使用平安通報站功能,請進入 Workplace ,並點擊左欄的探索 若要開始使用平安通報功能:
  1. 選擇建立災害事件
  2. 填寫災害類型
  3. 填寫標題地點提供協助的用戶欄位。請注意,標題長度以 100 個字元為限。如果您想要新增災害事件的相關資訊,請點擊核取方塊。畫面會顯示開放文字方塊,供您加入 200 個字元的額外資訊。
  4. 預覽查看每一個平安通報站通知類型的外觀。
  5. 點擊完成,即可建立災害事件。
  6. 點擊 + 新增人員,然後選擇新增人員的方式。
    1. 手動新增:搜尋員工
    2. 從 Workplace 社團匯入
    3. 透過工作個人檔案中的地點匯入
    4. 以 CSV 匯入(僅需要員工的電子郵件或員工編號)
  7. 您現在應會看到新增的人員名單。您使用上述其中一項方式新增人員後,再次點擊新增人員,即可匯入更多人員。
  8. 點擊每個人員姓名旁的核取方塊,即可從名單中選擇要聯絡的人員,您也可以全選所有人員。
  9. 點擊傳送平安通報。選擇想用來聯絡人員的通知管道。您一次僅能選擇一種管道。
    1. Workplace 通知(會顯示在網路和行動版的通知和動態消息頂端)
    2. Workplace Chat Bot
    3. 電子郵件通知
  10. 點擊傳送平安通報,確認您要傳送通知。系統隨後會發送通知。您也可重複以上步驟,透過其他管道傳送平安通報。
  11. 根據人員的最新回覆,系統會即時更新回覆狀態。您的組織可以自行決定後續的處理動作。
請注意,您在平安通報站可聯絡的人員沒有人數上限。
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平安通報站服務僅適用於 Workplace Advanced 用戶
平安通報操作員能透過下列幾種方式,將人員新增到災害事件:
  • 手動將人員個別新增到災害事件
  • 從 Workplace 社團匯入,以新增所有社團成員
  • 透過人員工作個人檔案中的地點匯入
  • 以 CSV 匯入(僅需要員工的電子郵件)
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平安通報站服務僅適用於 Workplace 進階版用戶
設立災害事件時,地點欄位僅供參考。系統並不會依此判定要新增至災害事件的員工。如果您想依照地點將員工新增至災害事件,請使用依地點匯入選項來操作。
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編輯平安通報站
Safety Check is only available to users of Workplace Advanced.
To edit the details of a Safety Check crisis event after creating it, click Edit at the header section of the crisis event. From there, you can change the Title, Location, People Assisting or Event Information details for the crisis event.
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平安通報站服務僅適用於 Workplace Advanced 用戶
您可以自訂平安通報訊息。以下為平安通報站的預設訊息:
這是 <公司名稱> 團隊的平安通報站。我們認為您可能受到 <災害名稱> 影響。請告訴我們您是否平安無事,或向 <公司名稱> 團隊尋求協助。
不過,您設定平安通報站通知時,可以選擇新增更多資訊。如果您新增了更多資訊,人員可以選擇是否查看該資訊。新增的額外資訊最長可達 200 個字元,且可在任何通知類型中查看。
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Safety Check is only available to users of Workplace Advanced.
You can only remove people from a crisis event if you haven't sent a notification yet.
To remove someone from the crisis event: click next to the individual's name then click Remove Person.
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平安通報站服務僅適用於 Workplace Advanced 用戶。本文僅供管理員參考使用。
您可以選擇該人員在災害事件頁面所處的橫列,並透過下拉式功能表變更其狀態,藉此手動更新或變更對方的平安通報狀態。您也可以點擊留言圖示,針對個別人員新增留言。

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管理員將您新增為平安通報操作員後,您就有權使用平安通報站的所有功能,包括其他平安通報操作員建立的災害事件。
您可以在 Workplace 的左欄找到平安通報站。
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將人員新增為災害事件中「提供協助的用戶」後,該人員就會顯示在災害頁面。系統管理員必須先將「提供協助的用戶」的員工新增為平安通報站的「平安通報操作員」,該員工才能查看並管理災害事件。系統管理員必須前往管理員介面,然後點擊平安通報站以新增平安通報操作員。
如果平安通報操作員對災害事件採取行動,系統會自動將該人員新增為「在災害事件提供協助的用戶」。
深入瞭解災害通訊。
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平安通報站服務僅適用於 Workplace 進階版用戶
若要結束平安通報站的災害事件,請點擊災害事件頁面的結束災害事件。您可以點擊任何一個災害事件,然後再點擊重新開啟災害事件,即可重新開啟災害事件。
注意:即使平安通報站已結束,員工仍能隨時回應通知。除非重新開啟災害事件,否則您無法發送新的通知。
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通知
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是。平安通報站設立的目的,就是在災害來臨時向用戶提供聯絡管道;因此即便 Workplace 用戶關閉電子郵件通知或開啟「勿擾」功能,系統仍會傳送各種類型的通知。
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您可以使用下列方式聯絡人員:
  1. Workplace 通知(該通知會顯示在網頁版和行動版動態消息的頂端,也會傳送給用戶)
  2. Work Chat Bot(該程式會傳送聊天提示給用戶)
  3. 電子郵件(電子郵件通知將寄送到用戶個人檔案中的電子郵件地址)
您可以選擇一或多種通知管道來傳送平安通報。點擊傳送平安通報後,您一次只能選擇一種通知管道。若要使用多種管道傳送通知,請重複以上步驟。
用戶只需回覆一種類型的通知,系統即會將其標示為「平安無事」或「需要協助」。
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平安通報站服務僅適用於 Workplace Advanced 用戶
若要重新傳送平安通報給尚未回覆的人員,請將災害事件中人員的狀態選為尚無回覆,接著依步驟操作,即可重新傳送平安通報。您可傳送給人員的通知沒有數量上限。
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Workplace 平安通報站服務僅適用於 Workplace Advanced 用戶
Workplace 平安通報站和 Facebook 平安通報站為各自獨立的系統。
系統判定災害發生後,指定的平安通報操作員團隊即可透過 Workplace 平安通報站,為所屬組織的員工建立、傳送並管理平安通報。只有平安通報操作員能夠查看和管理 Workplace 平安通報站收到的回覆。
Facebook 平安通報站由 Facebook 社群啟用,且平安通報站的回覆會向 Facebook 朋友分享。
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平安通報站服務僅適用於 Workplace 進階版用戶
人員可向平安通報站回覆兩種答案:我平安無事我需要協助。 系統會在災害事件頁面的狀態直欄中即時更新回覆。您可以依據回覆類型來篩選此頁面所呈現的內容。
負責相關災害事件的每位安全團隊人員會自動收到電子郵件,通知他們將自己標示為需要協助的人員,以防有需要協助的人員遭到遺漏。此外,系統管理員能透過管理員介面 > 平安通報站的設定頁面,藉此設定自訂電子郵件。
如有人員將自己標示為需要協助,您可以點擊該人員姓名旁的聊天圖示,即可直接透過聊天室與他們聯絡,您也可以選擇其他方式與他們聯絡。
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平安通報站服務僅適用於 Workplace Advanced 用戶。
建立災害事件時,您可選擇建立演習、測試或真實災害事件。建議您建立測試,以測試平安通報站功能。
演習事件可用於模擬災害演習,以顯示災害通知及訊息,有助於貴公司針對安全性進行最佳演練。
在平安通報站建立真實災害事件後,系統會通知所有指定員工他們所在的區域可能正發生災害事件。請僅在實際發生災害時,才建立真實災害事件。
發送給員工的通知中會清楚表明某事件是否為演習或測試。
深入瞭解災害通訊。
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疑難排解
平安通報站服務僅適用於 Workplace 進階版用戶
將人員匯入平安通報站後,您將會看到結果頁面,上面顯示匯入成功/失敗或重複匯入的員工人數。您可以從錯誤畫面下載匯入失敗的名單,並將名單重新匯入。匯入員工名單時最常發生的問題包括:提供無效的員工編號,或是與社群用戶不符合的電子郵件。如果員工編號及電子郵件正確無誤,但多次嘗試後仍無法匯入員工名單,請與 Workplace 支援團隊聯絡。
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