社團管理

管理您的社團,讓同事之間的合作更順暢。瞭解如何將社團中的同事指派為管理員,或探索您的 Workplace 社團洞察報告

您必須是社團管理員才能將貼文置頂。
若要在社團中將貼文置頂:
  1. 在社團找出您要置頂的貼文
  2. 點擊 ,然後選擇置頂貼文
注意:若已在社團中將貼文置頂,系統會詢問您是否要取消置頂該則貼文。
此資訊是否實用?
如果您是社團管理員,您可以封存社團,而非刪除社團。封存社團後,該社團頂端會清楚標示已封存,且無法再加入新成員。您隨時可以取消封存社團,藉此復原先前封存社團的動作。
封存社團
若要封存社團:
  1. 前往欲封存的社團,並點擊封面相片下方的 。如果您已切換成全新的 Workplace 介面設計,請點擊 ,然後點擊管理選項
  2. 選擇封存社團
  3. 點擊確認
請注意,封存社團後,成員仍然可以造訪社團,但無法新增成員、建立貼文、按讚或留言。
取消封存社團
若要取消封存社團:
  1. 前往欲封存的社團,並點擊封面相片下方的 。如果您已切換成全新的 Workplace 介面設計,請點擊 ,然後點擊管理選項
  2. 選擇取消封存社團
  3. 點擊確認
或者,您也可以在已封存社團的頂端橫幅下方,點擊取消封存按鈕。
取消封存社團後,所有管理員、版主和成員便能建立貼文、按讚、留言和進行其他操作。
此資訊是否實用?
Coworkers on Workplace often use a mix of chat and Teams & Projects groups to collaborate. We want to make the experience of moving between chat and posts as seamless as possible. We've redesigned the Teams & Projects group type so a chat is automatically synced with it. Chat and group members stay in sync as people join and leave so that conversations can move easily between the 2. The ability to chat in real time within these groups will make it even easier for teams to work together, by providing a simple way for coworkers to stay in touch throughout the day.
Some changes have been made to the Teams & Projects group type to allow for the change:
  • The group can have up to 250 members.
  • The group and chat will have the same synced members, name and cover photo.
  • There are no group moderators, only group admins.
  • Teams & Projects groups don't allow for automated group membership like “Add Teams to Groups”.
  • To link a chat to a group, a group admin can go to the Group Settings page.
What will happen to my existing Teams & Projects groups?
If you have a Teams & Projects group that meets the criteria above already, there will be no change. We're migrating all other existing Teams & Projects groups to Discussion Groups and chats will be unlinked. Unlinked chats will still exist, they just won't be attached to the group.
How will I know which groups are impacted?
If any groups that you are an admin of are impacted you will:
  1. Receive an email with a list of all impacted groups.
  2. See a notice on the top of every impacted group allowing you to Manage Settings or Unlink Chat.
If no action is taken, impacted Teams & Projects groups will move to a discussion group and chat will be unlinked. A new notice will be shown at the top of every unlinked group, allowing admins to relink chat.
此資訊是否實用?
為了提供您更優質的 Workplace 使用體驗,我們移除了商品買賣社團。
針對現有的商品賣賣社團:
  • 所有現有的商品買賣社團都會轉換成社交社團。
  • 所有現有的商品買賣貼文都會保留。
  • 無法建立新的商品買賣貼文。
此資訊是否實用?
成員
若您為社團管理員,則可對希望加入社團的成員進行批准。
若要開啟「成員加入批准」功能:
  1. 點擊社團封面相片底下的 ,然後選擇管理選項 > 社團設定
  2. 選擇成員加入批准旁的僅限管理員和版主
  3. 點擊底部的儲存
如果您是社團管理員,也可以選擇自動批准來自您其他社團成員的加入要求,以節省時間。
若要啟用「自動批准加入成員」功能:
  1. 點擊社團封面相片底下的 ,然後選擇管理選項 > 社團設定
  2. 向下捲動至成員資格預先批准,點擊選擇社團
  3. 點擊新增以選擇社團。
  4. 點擊完成
注意:若要移除「自動批准加入成員」底下的社團,請點擊管理,然後選擇移除
此資訊是否實用?
您可以將同事逐一新增到社團中,或是匯入同事名單。
若要新增同事到社團:
  1. 點擊社團中的
  2. 點擊新增成員
  3. 輸入欲新增同事的姓名,然後點擊加到社團
若要匯入同事名單到社團:
  1. 點擊社團右側的匯入
  2. 點擊匯入檔案,並選取要上傳的檔案。
  3. 點擊開啟
  4. 查看同事名單,然後點擊全部邀請
注意:點擊匯入,然後點擊下載範本檔案才可以建立新的檔案。一次最多只能邀請 10,000 名同事。
請注意,您也可以傳送邀請連結給同事,將他們新增到社團。若要傳送連結,請複製社團右側分享邀請連結區塊下方的連結,再將該連結分享給同事。
一旦新增同事到社團裡,他們便能看到並回應社團裡的貼文。
社團聊天室同步功能
如果您的社團選擇使用聊天室同步功能,則您最多只能新增 250 位成員。
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您必須是社團的管理員,才能移除該社團中的同事。
若要從社團移除同事:
  1. 點擊社團中的成員
  2. 點擊欲移除同事旁的
  3. 點擊從社團移除,並確認您的選擇。
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若要在社團中新增團隊:
  1. 點擊社團頂端的
  2. 點擊管理選項 > 社團設定
  3. 向下捲動至在社團中新增團隊,然後將團隊的管理員新增至社團中,系統就會將他的直屬團隊加入社團。
注意:新增的團隊成員由系統自動加入。如果某位團隊成員為其他團隊的管理員,系統不會將該成員管理的團隊新增至社團中。
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社團管理員可以決定能夠在社團中發布貼文的用戶,以及貼文是否需要由管理員或版主個別批准。
發佈權限授予對象的選項如下:
  • 僅限社團管理員。
  • 所有社團成員。
  • 組織內的任何用戶,即便對方不是您社團的成員。
如果您希望任何人都可以在不加入社團的情況下在您的社團中發佈貼文,該社團就必須為公開社團
為您的社團變更發佈權限
若要為您的社團變更發佈權限:
  1. 點擊社團封面相片下方的
  2. 點擊管理選項
  3. 點擊社團設定
  4. 發佈權限下方,選擇[您的執行個體] 中的所有人社團中的所有人僅限管理員
設定所有新的貼文都必須得到管理員或版主的批准
若要設定所有新的貼文在其他社團成員可查看前,皆必須得到批准:
  1. 點擊社團封面相片下方的
  2. 點擊管理選項
  3. 點擊社團設定
  4. 勾選貼文審查旁的方塊。
此資訊是否實用?
您可以建立「自動批准成員資格規則」,讓特定用戶能夠輕易加入您的社團。若想使用「自動批准成員資格」來新增成員,您必須成為社團管理員。
若要使用電腦新增「自動批准成員資格」的規則:
  1. 點擊社團頁面右側的
  2. 選擇「管理選項」,然後點擊社團設定
  3. 選擇自動批准成員資格,針對您想自動授予社團使用權限的個人檔案新增規則。
您可以選擇以下個人檔案詳細資料:
  • 科/室
  • 工作職稱
  • 地點
  • 經理
  • 到職日
  • 部門
  • 機構
只要點擊儲存「自動批准成員資格規則」,系統就會將相應成員加入您的社團。若日後用戶更新個人檔案,只要符合社團管理員設定的規則要求,系統也會將該用戶加入社團。
若系統管理員不希望在機構中啟用「自動批准成員資格」功能,可以前往管理員介面 > 設定 > 公司設定 > 自動批准成員資格,關閉此功能。取消勾選自動批准成員資格旁的方格,即可停用這項功能。
請注意:在成員加入社團之後,只有在該成員不再符合「自動批准成員資格規則」的情況下,才會移除該成員。
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檔案和相片
使用電腦登入 Workplace 後,若要在 Workplace 訊息中新增檔案:
  1. 點擊聊天視窗底部的
  2. 點擊
  3. 選擇要傳送的檔案。
  4. 完成訊息後,請按 Enter 鍵傳送訊息。
當您在訊息中附加網站連結(例如影片或文章連結)時,會在對話中加入該連結的預覽。出現預覽之後,您就可以刪除連結,只傳送預覽圖片。
此資訊是否實用?
若要使用電腦查看 Workplace Chat 對話中所有分享過的相片、影片和檔案:
  1. 開啟聊天室功能表,前往分享
  2. 點擊查看全部。您可以在此查看聊天室中所有分享過的媒體和檔案。
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角色
Workplace 社團有兩種管理角色:管理員與版主。
下表列出這 2 種角色的權限:
管理員版主
指派任何成員為管理員或版主
移除管理員或版主
管理社團設定(例如:變更社團名稱、封面相片或隱私設定)
批准或拒絕加入社團要求
批准或拒絕社團裡的貼文
移除貼文及貼文留言
從社團裡移除和封鎖用戶
將貼文置頂或取消置頂
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如果同事已經是社團成員,您可以指派對方擔任社團管理員。您必須是社團管理員,才能將其他成員指派為管理員。
若要指派同事擔任社團管理員:
  1. 點擊社團中的成員
  2. 點擊要指派為管理員的同事旁的
  3. 點擊指派為管理員,並確認您的選擇。
注意:指派同事擔任社團管理員後,對方便可以編輯社團設定、移除社團成員,以及將其他成員指派為管理員。
此資訊是否實用?
您必須是社團管理員,才能移除其他管理員。
若要移除社團管理員:
  1. 點擊社團中的成員
  2. 點擊欲移除管理員旁的
  3. 點擊移除管理員角色,並確認您的選擇。
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洞察報告
只有管理員能夠檢視及下載社團洞察報告。版主和其他社團成員無法查看社團洞察報告。只有使用電腦登入 Workplace,才能下載社團洞察報告。
所有社團都能使用社團洞察報告。
若要取得社團洞察報告,請點擊社團封面相片底下的更多,然後點擊社團洞察報告
若要下載社團洞察報告:
  1. 前往社團洞察報告,點擊匯出詳細資料
  2. 從彈出視窗中,選擇所需的社團詳細資訊類型。
  3. 選擇您要擷取哪段日期範圍內的報告。
  4. 準備好匯出報告時,請點擊下載
管理員可以選擇匯出下列社團詳細資料:
  • 成長(總人數、活耀成員、社團加入申請)。
  • 互動(貼文、留言、心情、熱門天數、熱門時段和熱門貼文)。
  • 成員(最常發言的成員)。
注意:匯出資料前,請確認您選擇的日期範圍正確無誤。您也能夠選擇以哪一種 Excel 檔案格式(.xls 或 .csv)接收報告。
社團洞察報告資料能夠追溯多遠?
社團洞察報告的資料可追溯至 1 年前。如果社團的建立日期不到 1 年,那麼資料可以追溯至建立時。
每個圖表和表格皆顯示反映的時間範圍。
請注意,系統會根據查看社團洞察報告的用戶所在時區,顯示社團洞察報告中的時間。
什麼是活躍成員?
社團洞察報告中的活躍成員包含在預設的時間範圍內,曾瀏覽、發佈和對社團內容留言或傳達心情的成員。
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