安全中心

安全中心(Safety Center)正逐步取代平安通報站(Safety Check)。如果您的 Workplace 仍使用平安通報站,請點擊此處瞭解相關說明內容。如果您想要更快使用新的安全中心體驗,請聯絡 workplacesafetycheckteam@fb.com

安全中心能讓您在災害事件期間,確認您 Workplace 社群成員的健康狀態。指派平安通報操作員、建立安全中心事件,並快速向可能受影響的同事傳送訊息

建立安全中心事件
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您必須是「平安通報操作員」才能啟用安全中心功能。平安通報操作員是由 Workplace 系統管理員指派。
若要為組織啟用安全中心:
  1. 前往管理員介面
  2. 點擊安全中心
  3. 點擊新增平安通報操作員,並將自己新增為平安通報操作員。平安通報操作員可以在安全中心建立訊息。
  4. 點擊完成
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只有平安通報操作員才能為 Workplace 建立安全中心事件。
平安通報操作員是由系統管理員指派。若要新增平安通報操作員:
  1. 點擊首頁左上方的管理員介面
  2. Advanced 方案功能下方,點擊安全中心
  3. 點擊新增平安通報操作員,然後輸入要新增的用戶姓名。
  4. 點擊完成
系統管理員不會自動取得安全中心的使用權限。他們必須先將自己指派為平安通報操作員。
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您可以從「探索」功能表存取安全中心。您必須先建立事件才能傳送訊息。
若要建立安全中心事件:
  1. 管理員介面,前往安全中心,然後選擇新增事件
  2. 根據情境選擇事件類型:
    1. 系統測試:用於檢閱功能,以及向自己與事件回覆中涉及的其他人員傳送測試訊息。通知會顯示「測試」。
    2. 演習:透過執行計畫模擬(包括管理人員的回覆)為緊急情況做好準備。通知會顯示「演習」。
    3. 發生中的事件:在響應實際情況時,選擇此選項即可記錄詳細資料並向員工發送訊息。
  3. 完成填寫標題、地點,並新增平安通報操作員
您現在已建立事件。只要事件在開啟狀態,您都可以對事件新增訊息。若要傳送訊息:
  1. 點擊建立訊息
  2. 選擇訊息類型。點擊任何選項以深入瞭解。點擊下一步
  3. 新增訊息內容。在畫面右側,您可以查看每種訊息類型的預覽。完成後,點擊下一步
  4. 點擊新增用戶以選擇該訊息的收件人。透過以下方法新增用戶:
    1. 個別新增(透過手動將人員新增到事件)
    2. 新增 Workplace 社團以新增所有目前的社團成員
    3. 透過 Workplace 個人檔案地點新增
    4. 新增 CSV 檔案(僅需員工電子郵件)
    5. 從先前的通知新增(搜尋先前的通知並使用相同的收件人名單)
  5. 選擇您要發送訊息的管道。選項如下:
    1. Workplace Chat
    2. Workplace 通知
    3. 電子郵件地址
    4. 所有管道
  6. 點擊發送訊息並確認。
  7. 您現在可以追蹤此訊息的進度並管理回覆。您可以為每個事件傳送多則訊息。
系統會根據人員的最新回覆,即時更新回覆狀態。後續動作由您的組織全權決定。
注意:系統產生的安全中心訊息內容將會翻譯成用戶 Workplace 帳號的語言,但由平安通報操作員撰寫的自訂內容則不會。
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您可以查看任何安全中心事件的即時分析報告。在安全中心首頁中,您可以檢視所有事件並查看回覆和已讀率。
若要查看更多詳細資料:
  1. 點擊事件。
  2. 您可以在右欄中查看事件洞察報告。點擊任何訊息,即可查看該訊息的分析報告。
  3. 您可以在收件人名單底下,查看訊息的所有收件人,以及他們是否已讀或回覆您的訊息。
  4. 您可以針對任何收件人選擇進行以下操作:
    1. 通話:點擊任何收件人姓名旁的電話圖示,即可撥打其 Workplace 個人檔案中提供的號碼。
    2. 發送訊息:點擊紙飛機圖示,即可重新傳送該訊息給人員。
    3. 更新狀態:點擊此按鈕即可手動變更收件人的回覆狀態。舉例來說,如果您與收件人通話並確認他們平安無事,即可將他們標示為安全。
  5. 如果您想要重新傳送訊息給收件人名單的部分或所有人員,請點擊傳送訊息
  6. 如果您想新增其他收件人,請點擊新增用戶。新增收件人後,點擊發送訊息以完成程序。
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平安通報操作員能透過下列幾種方式,接受人員安全事件內發送訊息:
  • 個別新增(手動將人員新增到事件)。
  • 新增 Workplace 社團。這將會新增所有目前的社團成員。
  • 依照地點新增。
  • 新增 CSV 檔案(僅需員工電子郵件)。
  • 從先前的通知新增(搜尋先前的通知並使用相同的收件人名單)。
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設定事件時,「地點」欄位僅用於提供資訊,以確定事件發生的大致範圍,並會顯示在您傳送的任何訊息中。
您可以在訊息本文中加入更明確的地點詳細資料。它不能判斷誰將被新增到事件訊息中。如果您向依照地點將員工新增到訊息中,請在新增人員時使用「依個人檔案地點新增」選項。
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管理員將您新增為平安通報操作員後,您就有權使用安全中心的所有功能,包括其他平安通報操作員建立的事件。
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編輯安全中心訊息
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若要在建立安全中心事件後編輯其詳細資料:
  1. 點擊「管理員介面」中的安全中心
  2. 點擊想要編輯的事件。
  3. 點擊右上角的編輯事件
您可以在該處變更標題地點提供協助的用戶
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只有在尚未傳送訊息時,才能將人員從安全中心事件中移除。若要將人員從事件中移除,請前往安全中心的新增用戶頁面,並點擊人員姓名旁的移除
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您可以在「收件人名單」底下,查看訊息的所有收件人,以及他們是否已讀或回覆您的訊息。
點擊更新狀態按鈕以手動變更收件人的回覆狀態。舉例來說,如果您與收件人通話並確認他們平安無事,即可將他們標示為安全。
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將用戶新增到安全中心事件的「提供協助的用戶」時,就會在事件頁面上將該用戶列為「安全團隊」的成員。
只有平安通報操作員可以被新增為「提供協助的用戶」,以便他們可以查看及管理事件。
如果平安通報操作員對事件採取行動,系統會自動將他新增為在事件中提供協助的用戶。
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若要結束安全中心事件,請點擊事件頁面右上角的關閉事件。您可以點擊重新開啟事件來隨時重新開啟事件。
注意:即使安全中心事件已結束,員工仍能隨時回應通知。除非事件已重新開啟,否則您無法發送新的通知。
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通知
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是。安全中心設立的目的,就是在安全狀態更新時向用戶提供聯絡管道;因此即便 Workplace 用戶關閉電子郵件通知或開啟「勿擾」功能,系統仍會傳送這些類型的通知。
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在安全中心傳送訊息時,您可以透過以下管道與用戶聯繫:
  1. Workplace 通知:該通知會顯示在動態消息的頂端,也會傳送給用戶。
  2. Workplace Chat:這會傳送聊天提示給用戶。
  3. 電子郵件:電子郵件通知將寄送到用戶個人檔案中的電子郵件地址。
您可以選擇一個或上述所有通知管道來傳送訊息。
用戶只需透過一個管道查看或回覆安全中心,即可記錄其動作。如果訊息需要回覆,用戶隨時可以變更其回覆。
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若要傳送其他訊息給尚未回覆的人員,請前往您要重新傳送的特定訊息。
  1. 如果您想要重新傳送給一組特定的收件人,請選擇這些人員名稱旁的方塊。
  2. 點擊收件人名單區塊中的發送訊息
  3. 選擇您要傳送訊息的管道。
  4. 選擇分享對象。您可以選擇所有收件人,或只選擇尚未回覆的收件人。
  5. 點擊傳送
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Workplace 平安通報站和 Facebook 平安通報站為完全各自獨立的系統。
系統判定安全事件發生後,指定的平安通報操作員團隊即可透過平安通報站和 Workplace 安全中心,為所屬組織的員工建立、傳送並管理平安通報。只有平安通報操作員能夠查看和管理 Workplace 平安通報站收到的回覆。
Facebook 平安通報站由 Facebook 社群啟用,且平安通報站的回覆會向 Facebook 朋友分享。
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人員可向平安通報站回覆兩種答案:
  • 我平安無事。
  • 我需要協助。
回覆將在訊息詳細資料頁面中即時更新。您可以依據回覆類型來篩選此頁面所呈現的內容。如果用戶被標記為需要協助,系統會透過電子郵件通知已新增到特定事件中的每個平安通報操作員。系統管理員也可以透過安全中心設定頁面,針對向這些團隊傳送的通知來設定自訂電子郵件。
如果某人將自己標示為需要協助,您可以點擊該人員姓名旁的電話或聊天圖示,直接與他們聯繫。
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建立事件時,您可以選擇建立「系統測試」、「演習」或「發生中的事件」。
  • 測試可以用於檢閱功能和傳送測試訊息。通知將會顯示「測試」。
  • 演習可用於執行計畫的模擬及管理人員的回覆。通知會顯示「演習」。
  • 在安全中心建立發生中的事件將會通知所有選擇的員工。請僅在實際發生事件時,才建立這些事件。
發送給員工的通知中會清楚表明某事件是否為演習或測試。測試及演習事件的運作方式與發生中的事件相同。
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疑難排解
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在訊息建立過程將人員匯入安全中心後,您將會看到結果頁面,上面顯示匯入成功/失敗或重複匯入的人員人數。
您可以從錯誤畫面下載匯入失敗的人員名單,並試著重新匯入這些人員。匯入員工名單時最常發生的問題包括:提供無效的員工編號,或是與社群用戶不符合的電子郵件。
如果員工編號及電子郵件正確無誤,但多次嘗試後仍無法匯入員工名單,請與 Workplace 支援團隊聯絡。
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